Trasferte lavoro: caratteristiche e indennità di trasferta

Le trasferte di lavoro comportano un cambiamento provvisorio, rispetto a quanto scritto nel contratto, del luogo in cui il lavoratore svolge le sue mansioni.

Con le trasferte di lavoro dei dipendenti, il datore di lavoro fa fronte ad esigenze lavorative di carattere transitorio, trasferendo provvisoriamente uno o più lavoratori che rientreranno al termine nella sede abituale (stabilita nel contratto di lavoro) di impiego.

Trasferte e trasferimento del lavoratore

Le trasferte lavoro si differenziano dal trasferimento del lavoratore per la durata del mutamento di luogo, poiché nel trasferimento lo “spostamento” è definitivo e non provvisorio. La Cassazione con l'ordinanza n. 12301 del 21 agosto 2003, ha definito la temporaneità come caratteristica indispensabile per definire le trasferte di lavoro. Le trasferte lavoro si differenziano anche dal ruolo del trasferista che è invece colui che presta la sua attività in luoghi sempre diversi (Cass. 28 gennaio 1987, n. 818).

Sentenza della Cassazione in merito alla durata

La Cassazione con l'ordinanza del 14 gennaio 2003, n. 438 ha anche sancito l'impossibilità a volte di stabilire in anticipo la durata delle trasferte lavoro; cioè qualora vi siano delle mansioni che il lavoratore dovrà svolgere prima di rientrare e non sia possibile stabilirne con precisione i tempi.

Da un punto di vista economico, i CCNL, disciplinano diversamente le trasferte di lavoro rispetto alle normali ore lavorative svolte nella sede abituale. Al lavoratore in trasferta è riconosciuta un'indennità di trasferta e/o il rimborso delle spese da lui sostenute per lo spostamento. Ci sono diverse modalità per rimborsare questa spesa da parte del datore di lavoro: in modo analitico, forfettario oppure misto. Rientrano nel calcolo anche le misure fiscali sul capitolo riguardante l’esenzione.

Documenti di spesa e indennità di trasferta

Al rientro dalle trasferte lavoro, il dipendente dovrà presentare all'azienda la documentazione relativa alle spese. Tale documentazione deve essere precisa e dettagliata e riepilogare i dati della trasferta (data, descrizione), i costi sostenuti (documenti di viaggio, fatture hotel) oltre ad essere firmata dal collaboratore in trasferta.

La Cassazione Sezione Lavoro n. 12895 del 5 settembre 2002 ha stabilito che l'indennità di trasferta deve essere riconosciuta al collaboratore anche per i giorni festivi o di sabato e domenica qualora tali giornate rientrino nel periodo della trasferta. Proprio in ragione di ciò si devono considerare, ai fini del calcolo definitivo, tutte le giornate del viaggio, senza escluderne alcuna.

L'indennità di trasferta prevede anche delle esenzioni ai fini IRPEF con un limite di € 46,48 per giornata intera (all'estero € 77,47). L'indennità di trasferta è differente dal punto di vista economico a seconda che si tratti di:

  • indennità di trasferta fuori dal comune della sede di lavoro
  • indennità di trasferta entro il comune della sede lavorativa

Per saperne di più circa l'indennità di trasferta vi suggeriamo il sito dello Studio Consonni o il portale mc2elearning per il calcolo dell'identità di trasferta.

Come gestire questa spesa?

Dalle ultime analisi fatte da studi di settore, appare evidente che serva una gestione più al passo con i tempi su questo capitolo di spesa. I viaggi, che siano essi per mezzo di treni od aerei, incidono per una misura del 30%, seguita dal 23% per i km percorsi e per quasi il 20% dal vitto del dipendente mandato a lavorare fuori sede. Ma ciò che va controcorrente rispetto ai tempi moderni, segnati dall’uso invasivo della tecnologia attraverso computer, smartphone e tablet è l’utilizzo della carta per giustificare le spese sostenute nella trasferta. A riguardo, stanno nascendo dei servizi professionali che hanno come scopo quello di automatizzare questa voce attraverso una gestione più veloce e che possa portare un sistema più efficiente per evitare incongruenze ed errori, che spesso sono presenti quando si utilizza invece la carta.
Molto di voga grazie al successo di smartphone e tablet, stanno emergendo sul mercato anche talune applicazioni con funzioni utili sia per il datore di lavoro che per il dipendente: per i primi c’è la possibilità di verificare i costi e conversare in chat con il lavoratore mentre per i secondi questa app permette di avere uno schema preciso del programma del viaggio, con appuntamenti ed incontri. Inoltre sono presenti altre informazioni che possono risultare utili all’azienda, come la cancellazione del viaggio o la modifica dello stesso.

I privilegi all’italiana

Purtroppo anche in questo campo si riscontrano dei privilegi che fanno saltare sulla sedia i cittadini onesti. Ci sono infatti delle storture nel sistema, o meglio, delle forzature del concetto espresso perchè in alcuni casi viene corrisposto un rimborso per trasferte che in verità non ci sono. E’ il caso per esempio del Teatro San Carlo di Napoli dove viene elargito questo rimborso per gli orchestrali che si spostano dal chiuso all’aperto, uno spostamento di appena 50 metri. Purtroppo il discorso delle indennità chiama in causa diversi fattori in Italia, partendo dalla politica. Episodi di mala gestione sono all’ordine del giorno e purtroppo non fanno altro che acuire il problema. Nel nostro Paese vige la morale del più furbo per cui percepire qualcosa oltre il dovuto è considerata una furbizia invece che un atto immorale. La speranza è che si ponga fine a questo sistema, partendo proprio dai famosi rimborsi che troppo costano alle casse statali e private.



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