HR Assistant: una figura indispensabile

La gestione delle Risorse Umane – Human Resource o HR in inglese – è fondamentale nell’ambito dell’organizzazione aziendale o societaria. L’HR Manager, il responsabile del personale è spesso affiancato nelle sue attività da un HR Assistant, una figura professionale indispensabile nella ricerca, selezione, accoglienza, inserimento dei neo-assunti o formazione del personale. Ciò richiede competenze specifiche e anche il supporto di sistemi informatici e software gestionali come il Factorial, utili per l’organizzazione del lavoro.

Ruolo e competenze di un HR Assistant

L’ufficio delle risorse umane in ambito aziendale si compone di un coordinatore affiancato da assistenti che lo aiutano nella corretta gestione del personale, sebbene le mansioni e le specializzazioni variano in base alle dimensioni dell’azienda per cui si lavora e alla suddivisione dei comparti aziendale e la divisione del lavoro. In sintesi, un HR Assistant svolge le seguenti attività:

• confronto con l’HR Manager per valutare le esigenze organizzative;
• Pubblicazione di annunci di lavoro;
• Organizzazione dei colloqui;
• Gestione della fase di selezione;
• Gestione del data base e l’archivio dei candidati;
• Supporto amministrativo;
• Elaborazione di piani di formazione;
• Documentazione per le pratiche di assunzione e/o trasformazione delle forme contrattuali;
• Analisi e individuazione delle criticità relative al personale da sottoporre all’attenzione dell’HR Manager;
• Follow up dei dipendenti;
• Elaborazione di ricerche e dati per la stesura di reports e statistiche.

La tecnologia permette nuove forme di selezione del personale con l’ausilio di video CV, video-colloqui, interviste e mini siti, per cui occorre anche la capacità gestionale del lavoro a distanza e della selezione a distanza.

Il percorso di studi richiesto per diventare HR Assistant prevede il conseguimento di una laurea in materie umanistiche, la conoscenza di una lingua straniera e la padronanza dei sistemi informatici, mentre dal punto di vista “caratteriale” è auspicabile che l’HR Assistant abbia delle doti di riservatezza per la gestione dei dati privati del personale, precisione e puntualità.

La formazione universitaria in ambito umanistico è preferibile sia di indirizzo socio-psicologico con specializzazione post laurea specifica con un master per le risorse umane e corsi di aggiornamento e specializzazione in materie giuridiche ed economiche.

Chi desidera intraprendere questa carriera deve sviluppare anche delle adeguate soft-skill (capacità organizzative, problem-solving, abilità di negoziazione, comunicatività e relazionali) e delle ottime motivazioni. Il professionista nell’ambito delle Risorse Umane deve anche conoscere il funzionamento di un’organizzazione aziendale, gli obiettivi strategici di crescita della azienda per cui lavora e le necessarie conoscenze informatiche per l’utilizzo dei software e degli strumenti tecnici amministrativi digitali.

Cosa sono i software per la gestione del personale

Un software per la gestione del personale è un prodotto progettato per semplificare e agevolare le attività di un ufficio di Risorse Umane. Alcune attività sono ripetitive, dispendiose e dispersive in termini di tempo come per esempio la rilevazione delle presenze, l’autorizzazione dei permessi, la gestione del piano ferie, delle trasferte e delle note di spesa, la rendicontazione, e alcune attività di recruiting come la valutazione delle competenze, l’organizzazione dei corsi, la predisposizione del materiale di formazione, la sorveglianza sanitaria e la sicurezza. Per tutte queste attività di routine, l’ausilio di un supporto informatico è spesso indispensabile per alleggerire e automatizzare alcuni passaggi. Un software gestionale delle risorse umane è utile per risparmiare tempo, ma soprattutto ridurre gli errori, migliorare i controlli e gestire meglio i turni di lavoro, con il coinvolgimento diretto del personale adeguatamente formato nella compilazione dei campi di competenza.

I vantaggi di un’amministrazione del personale con tecnologie “smart” contribuiscono a ridurre le inefficienze e il consumo di carta. Un software ben progettato facilita anche l’archiviazione dei dati del personale e al contempo al recupero dei documenti e dei dati del personale. I sistemi migliori sono quelli che permettono l’impiego delle aree condivise, tipo “cloud”, o l’utilizzo di piattaforme digitale dove la documentazione prodotta è in formato elettronico e vi si può accedere da remoto tramite dispositivi diversi dal PC e senza necessità di installare programmi.