HR Assistant: una figura professionale indispensabile nel mondo del lavoro

La gestione delle Risorse Umane è molto importante nell’ambito dell’organizzazione aziendale. L’HR Manager è spesso affiancato da un HR Assistant, una figura professionale indispensabile nella ricerca, selezione, accoglienza, inserimento dei neo-assunti, formazione del personale o calcolo del pagamento dello stipendio o mensilità in busta paga con annesse tredicesima e quattordicesima. Ciò richiede competenze specifiche e anche il supporto di sistemi informatici e software gestionali come il Factorial, utili per l’organizzazione del lavoro.

Ruolo e competenze di un HR Assistant: come lavorare in questo settore

L’ufficio delle risorse umane in ambito di impresa si compone di un coordinatore affiancato da assistenti che lo aiutano nella corretta gestione del personale, sebbene le mansioni e le specializzazioni variano in base alle dimensioni dell’azienda per cui si lavora e alla suddivisione dei comparti dell'impresa e la divisione del lavoro e del pagamento stipendi o mensilità, in busta paga con annesse tredicesima e quattordicesima. In sintesi, lavorare come HR Assistant prevede le seguenti attività:

• confronto con a figura professionale dell'HR assistant Manager per valutare le esigenze organizzative;
• Pubblicazione di annunci di impiego;
• Organizzazione dei colloqui tra i vari curriculum e candidati;
• Gestione della fase di selezione e colloquio e delle varie opportunità lavorative;
• Gestione del data base e l’archivio dei curriculum candidati;
• Supporto amministrativo nella decisione di contratti, che siano a tempo determinato o tempo indeterminato, part time o full time, e pagamenti degli stipendi o mensilità in busta paga con annesse tredicesima e quattordicesima;
• Elaborazione di piani di formazione e stage per dipendenti e candidati;
• Documentazione e contratti, che siano a tempo determinato o tempo indeterminato, part time o full time, per le pratiche di assunzione e/o trasformazione delle forme contrattuali, in base alle entrate dell'azienda;
• Analisi e individuazione delle criticità relative al personale da sottoporre all’attenzione dell’HR assistant Manager;
• Follow up dei dipendenti;
• Elaborazione di ricerche e dati per la stesura di reports e statistiche.

La tecnologia permette nuove forme di selezione del personale con l’ausilio di video CV, video-colloqui, interviste e mini siti, per cui occorre anche la capacità gestionale del lavoro a distanza e della selezione dei dipendenti a distanza.

Il percorso di studi richiesto per lavorare nel settore HR Assistant, prima della presentazione del proprio curriculum, prevede il conseguimento di una laurea in materie umanistiche, la conoscenza di una lingua straniera e la padronanza dei sistemi informatici, mentre dal punto di vista “caratteriale” è auspicabile che l’HR Assistant abbia delle doti di riservatezza per la gestione dei dati privati del personale, precisione e puntualità.

La formazione universitaria in settore umanistico è preferibile sia di indirizzo socio-psicologico con specializzazione post laurea specifica con un master o un corso per le risorse umane e corsi di aggiornamento e specializzazione in materie giuridiche ed economiche.

Chi desidera intraprendere questa carriera e ottenere un contratto, che sia a tempo determinato o tempo indeterminato, part time o full time, in un impresa deve sviluppare anche delle adeguate soft-skill (capacità organizzative, problem-solving, abilità di negoziazione, comunicatività e relazionali) e delle ottime motivazioni. Il professionista nell’ambito delle Risorse Umane deve anche conoscere il funzionamento di un’organizzazione aziendale, gli obiettivi strategici e le opportunità di crescita dell'azienda per cui lavora e le necessarie conoscenze informatiche per l’utilizzo dei software e degli strumenti tecnici amministrativi digitali.

Lavorare con i software per la gestione del personale e delle entrate: le opportunità della tecnologia a supporto di questa figura professionale nello smartworking

Un software per la gestione del personale è un prodotto progettato per semplificare e agevolare le attività di un ufficio di Risorse Umane, anche in smartworking, volte alla gestione dei dipendenti e delle entrate. Per tutte queste attività di routine tipiche del settore, l’ausilio di un supporto informatico è spesso indispensabile per alleggerire e automatizzare alcuni passaggi. Lavorare con un software gestionale delle risorse umane è utile per risparmiare tempo, ma soprattutto ridurre gli errori, migliorare i controlli e gestire meglio i turni di impiego, con il coinvolgimento diretto del personale adeguatamente formato nella compilazione dei campi di competenza.

I vantaggi di un’amministrazione del personale con tecnologie “smart” contribuiscono a ridurre le inefficienze e il consumo di carta. Un software ben progettato facilita anche l’archiviazione dei dati del personale e al contempo al recupero dei documenti e dei dati del personale. I sistemi migliori sono quelli che permettono l’impiego delle aree condivise, tipo “cloud”, o l’utilizzo di piattaforme digitale dove la documentazione prodotta e in formato elettronico e vi si può accedere da remoto tramite dispositivi diversi dal PC e senza necessità di installare programmi, fondamentali quindi per lavorare in smartworking.