Per gestire questo genere di situazioni le PA usufruiscono del Portale MEPA ovvero del Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione: in parole semplici e spicce stiamo parlando di una piazza ‘telematica’ dove ogni giorno le pubbliche amministrazioni e le varie imprese si incontrano ‘via etere’ per poter soddisfare reciprocamente le proprie esigenze.  

Ma questi beni o servizi che vengono offerti da altri soggetti come avvengono? O per meglio dire come vengono stipulati gli accordi con le varie società? Dove avvengono questi scambi e questi accordi? 

Due elementi sostanziali di queste compravendite che poi inesorabilmente si riversano sui cittadini e sulla popolazione sono la trasparenza e la concorrenza: tutte le aziende, le società e le imprese che sono abilitate offrono alle pubbliche amministrazioni un catalogo più o meno vasto di servizi che sono ovviamente visibili a tutti i concorrenti in modo tale da poter fondare i propri principi operativi sull’onestà.  

Le compravendite, giusto specificarlo, funzionano in modo assolutamente semplice ed intuitivo: un po' come quando facciamo delle mini aste sul web: possiamo accettare subito in modo passivo quanto offerto dal venditore oppure possiamo contattare lo stesso in modo da poter contrattare sul prezzo.  

Quanto descritto, in modo basilare è il procedimento mediante il quale vengono affidati gli appalti pubblici ed in quanto materia delicata (visto quanto successo negli anni precedenti) vanno rispettare meticolosamente tutte le norme che ne regolano lo svolgimento trasparente.  

Cenni storici sul Portale 

spiegazione del portale mepa

Per quanto si possa criticare l’Italia e le sue metodologie di governo una nota di merito al Belpaese deve essere riconosciuta: l’Italia, infatti, è stata la prima in tutta l’Europa ad idealizzare e a mettere in atto un sistema di compravendita di servizi pubblici mediante vie telematica. 
Era il 2002 quando il decreto del Presidente della Repubblica sanciva la nascita del portale MEPA al fine di dare maggiore trasparenza e serietà nell'assegnazione degli appalti pubblici. Così facendo venne sancita una nuova era, una piccola rivoluzione capace di ribaltare gli scambi di informazione e le relazioni commerciali: utilizzando infatti un semplice computer e una connessione internet era possibile affidare un appalto in pochi minuti cosa che fino a quel momento sembrava vera e mera utopia.  

Come funziona la compravendita 

Una piccola delucidazione comunque va data sulla struttura del portale MEPA o comunque sulla metodologia di compravendita. 
Innanzitutto bisogna scindere le due tipologie di vendita, abbiamo infatti: 

Gli ordini diretti: sono quelli che rappresentano il semplice sì della Pubblica Amministrazione che accetta passivamente le condizioni che vengono suggerite dalle aziende e dalle imprese; 

La richiesta di offerta (RDO): sono delle vere e proprie gare alle quali vi si accede o tramite invito oppure tramite accesso pubblico. In questa occasione si dà avvio all’asta per accaparrarsi i servizi da elargire.  

Come abbiamo visto dunque a partire dal 2002 si è cercato di dare con parziale successo ordine e trasparenza ad un mondo che fino a qualche anno prima era tutto fuorché ‘pulito’. L’accesso elargito a tutti, le gare che possono essere viste da tutte, gli eventuali accordi che possono essere sanciti tra le parti in modo diretto hanno letteralmente ribaltato e stravolto l’assegnazione degli appalti. C’è da dire, comunque, che c’è ancora chi storce il naso: è solo questione di tempo e anche gli scettici si ricrederanno. Dall’altronde il progresso scientifico e tecnologico non conosce pause e anche le Pubbliche Amministrazioni ne trarranno ulteriori beneficia. Ci potete scommettere. 

Gli errori da evitare sul portale

Vediamo ora quali sono gli errori, molto comuni purtroppo, da evitare assolutamente quando ci muoviamo sul Mepa. Il primo, molto frequente, è la registrazione senza essere abilitati. Molte aziende, infatti, si registrano sulla piattaforma senza aver prima completato l’abilitazione. Per poter utilizzare il MePA, dopo la registrazione e la ricezione delle credenziali tramite email occorre completare l’iscrizione attraverso l’abilitazione. Si tratta di un processo articolato che va a certificare la propria presenza sul portale. Per essere sicuro di aver completato questo passaggio ulteriore, basta autenticarti sul sito acquistinretepa.it con le tue credenziali e verificare che accanto al tuo nome ci sia la scritta “legale rappresentante”, nel caso in cui, invece, c’è scritto “registrato” allora vuol dire che l’abilitazione non è stata ancora effettuata o comunque terminata. Attenzione perché l’abilitazione prevede anche una doppia firma, una iniziale e una seconda dopo l’esame della commissione pubblica. Ogni comunicazione del MePa, inoltre, avviene direttamente sulla propria area personale, nel menu dedicato ai messaggi.

Un altro errore frequente è la compilazione non corretta del catalogo, un altro passaggio molto articolato e complesso nell’ambito dell’abilitazione al MePA. A volte purtroppo succede che proprio per la difficoltà a capire procedure e termini si commettono errori. Il catalogo puoi compilarlo o sul web o importando un file excel. Dopo aver completato questo passaggio, dovrai firmarlo digitalmente e inviarlo a CONSIP. Il catalogo, come è facile immaginare, è fondamentale sulla piattaforma perché è lo strumento con la pubblica amministrazione riesce a trovare ed eventualmente scegliere i tuoi servizi e prodotti. Ancora, un altro sbaglio comunemente commesso è la scelta di Keywords non corrette, cosa da evitare assolutamente perché è proprio attraverso le parole chiave presenti nelle descrizioni dei metaprodotti che un ente pubblico può risalire a noi.

Il meccanismo delle parole chiave sul MePa replica un po’ quello di Google ADWords, quindi se hai familiarità con quest’ultimo non dovresti avere problemi. Anche la mancanza di rinnovi è un errore comune, dato che non basta essere registrati e abilitati una sola volta sulla piattaforma, ma occorre che documentazione e abilitazioni varie vengano rinnovate semestralmente. Ecco perché, allora, molte aziende iscritte al MePa poi risultano inattive. Inoltre, sarà bene aggiornare anche i prezzi ed eventuali situazioni aziendali di volta in volta quando ce ne sia necessità. Anche l’adesione alla fatturazione elettronica va rinnovato ogni sei mesi. Attenzione quindi a non commettere nessuno di questi errori frequenti, così da poter lavorare con la pubblica amministrazione serenamente e con profitto.