In ogni azienda, la scelta di un software contabilità adeguato alle proprie esigenze è in capace di garantire dei vantaggi clamorosi specialmente sotto l'aspetto del business. I principali  benefici di cui si può godere hanno a che fare da una parte con la semplificazione delle procedure e dall'altra con il risparmio.

Tramite un programma di questo tipo, infatti, gli amministratori hanno la certezza di lavorare in tempi più rapidi, e ciò si traduce in un risparmio di tempo non indifferente. Quasi tutti i processi possono essere digitalizzati, il che significa che si consuma meno materiale cartaceo: di conseguenza, non solo si spende di meno, ma si consuma meno, in un'ottica di sostenibilità ambientale e c'è più spazio a disposizione.

I vantaggi della digitalizzazione

Immagine esemplificativa utilizzata all'interno dell'articolo Come scegliere il software contabilità migliore

Nel momento in cui si ricorre a un software contabilità, si può contare su una panoramica chiara e completa di tutti i documenti di cui si ha bisogno: ciò permette di controllare con più facilità le informazioni. Mentre i processi vengono semplificati, la produttività aumenta e lo stress per i lavoratori si riduce, perché ci sono meno passaggi da seguire, meno procedure burocratiche da gestire, meno scartoffie da tenere sotto controllo. Naturalmente, affinché tutti questi benefici siano concreti e tangibili, è opportuno essere in grado di sfruttare in modo appropriato le funzioni che il software propone. Proprio la selezione delle funzioni è uno dei parametri a cui si dovrebbe ricorrere nella scelta del programma da comprare. Prima di cimentarsi nell'acquisto, è essenziale mettere bene a fuoco il modus operandi dell'azienda, anche per capire quali necessità devono esssere soddisfatte, soprattutto sul piano della contabilità e per ciò che concerne l'amministrazione.

Qual è il programma di contabilità migliore?

Le forme di attività aziendali sono gli elementi principali a partire dai quali deve essere orientata la scelta del software contabilità, le cui funzioni devono riuscire ad andare incontro alle necessità operative dell'impresa. Alcune delle proposte che si possono trovare in commercio richiedono un investimento di carattere economico di non poco conto, ma meritano comunque di essere valutate con attenzione perché garantiscono una completa e rapida ottimizzazione dei processi. Tutto dipende, quindi, dal livello di supporto di cui si ha bisogno.

Per avere un quadro di insieme affidabile è bene procedere a un'analisi delle relazioni con l'esterno e dei processi interni: questo è il punto di partenza da cui si deve iniziare per trovare un programma adeguato. Un software per le fatture elettroniche è più che sufficiente se la sola necessità che si presenta è quella relativa all'emissione delle fatture, mentre un programma per la gestione dell'inventario può tornare utile quando c'è bisogno di monitorare gli articoli di magazzino e gli elenchi dei clienti. Non di rado, le soluzioni con poche funzioni sono disponibili perfino gratuitamente.

La scelta del pacchetto

Nella maggior parte dei casi i software gestionali sono proposti in pacchetti differenti: quello base e quello premium. Il primo è quasi sempre gratuito, mentre il secondo è a pagamento, in quanto offre un numero più elevato di funzioni. I pacchetti premium sono modulari, nel senso che possono essere composti e modificati sulla base delle specifiche necessità. Ciò permette di capire come i programmi in questione possano essere considerati soluzioni su misura, da valutare anche a seconda delle dimensioni aziendali. 

Meglio il pacchetto premium? Non è detto

Non è sempre detto che il pacchetto scalabile a pagamento sia la soluzione più appropriata, perché a volte ci possono essere funzioni di cui non si ha bisogno e per cui si paga inutilmente. Questa è la ragione per la quale - come si diceva in precedenza - prima di procedere a un acquisto occorre valutare con precisione le ragioni per cui si ha bisogno del software e quali esigenze esso dovrà andare a risolvere.

Contabilità in cloud: ecco i vantaggi nella gestione

La contabilità in cloud può essere pensata e come una vera e propria rivoluzione pensata per essere vicino ai clienti ed aiutarli attraverso la semplificazione del lavoro.
Per contabilità in cloud si intende un sistema di archiviazione personale basato interamente sul web  che può essere utilizzato a qualsiasi ora del giorno e della notte e, soprattutto, in qualsiasi luogo, facendo venir meno lentezza e scarsa elasticità nell’amministrazione della propria attività.
I vantaggi di una gestione online sono i seguenti:

  • Costi: data la possibilità di accedervi solo attraverso un dispositivo con accesso ad internet, vengono meno i costi relativi ad installazione o manutenzione da parte di terzi;
  • Aggiornamento automatico: grazie al cloud non dovrete installare periodicamente alcun aggiornamento che avverrà, invece, direttamente, pertanto avrete sempre l’ultima versione del software a disposizione;
  • Mobilità: come abbiamo già detto, potrete accedervi in qualunque momento tramite un dispositivo come pc o Smartphone e questo vi permetterà di gestire le attività velocemente e contemporaneamente;
  • Sicurezza dei dati: il sistema in cloud vi garantisce una disponibilità immediata del dai e ne previene la perdita, adottando sistemi di sicurezza accurati, nella più totale riservatezza;
  • Nessuna installazione: trattandosi di cloud non dovrete installare alcun programma sul vostro dispositivo ma sarà sufficiente connettersi ad internet ed effettuare l’accesso nella piattaforma come se si trattasse della vostra e-mail (quindi attraverso le apposite credenziali);

La contabilità, per definizione, richiede attenzione e ordine ed è un ottimo punto di partenza per il successo della propria azienda, quindi è importante imparare ad utilizzare alcuni di questi software al fine di ottenere dei vantaggi inaspettati ma reali.
Sappiate che vi sono disponibili piattaforme che consentono l’accesso a più utenti contemporaneamente e quindi tutti coloro che si occupano di svolgere attività di gestione del business possono connettersi in qualunque momento dal proprio pc o cellulare e occuparsi delle proprie attività, revisionando e condividendo i documenti in tempo reale.
Con alcuni software potrete, inoltre, effettuare, inviare e/o ricevere fatture elettroniche, regolare gli incassi e i pagamenti, gestire i vostri progetti e le vostre vendite, oppure organizzare il vostro magazzino.
Insomma potrete dire definitivamente addio alla limitazione delle funzionalità e agli svantaggi tipici della contabilità tradizionale: ognuno di voi potrà imparare facilmente ad utilizzarli e trovare il software più adatto alle proprie esigenze e a quelle dell’azienda.
Naturalmente il fatto che si tratti di strumenti facilmente utilizzabili ciò non significa che dobbiate buttarvici a capo fitto perché si sa, informarsi è sempre meglio!