In ogni azienda, la scelta di un software contabilità adeguato alle esigenze da soddisfare è in grado di garantire vantaggi clamorosi dal punto di vista del business. I benefici principali di cui si può usufruire hanno a che fare da un lato con la semplificazione delle procedure e dall'altro lato con il risparmio.

Tramite un programma di questo tipo, infatti, gli amministratori hanno la certezza di lavorare in tempi più rapidi, e ciò si traduce in un risparmio di tempo non indifferente. Quasi tutti i processi possono essere digitalizzati, il che significa che si consuma meno materiale cartaceo: di conseguenza, non solo si spende di meno, ma si consuma meno, in un'ottica di sostenibilità ambientale e c'è più spazio a disposizione.

I vantaggi della digitalizzazione

Nel momento in cui si ricorre a un software contabilità, si può contare su una panoramica chiara e completa di tutti i documenti di cui si ha bisogno: ciò permette di controllare con più facilità le informazioni. Mentre i processi vengono semplificati, la produttività aumenta e lo stress per i lavoratori si riduce, perché ci sono meno passaggi da seguire, meno procedure burocratiche da gestire, meno scartoffie da tenere sotto controllo. Naturalmente, affinché tutti questi benefici siano concreti e tangibili, è opportuno essere in grado di sfruttare in modo appropriato le funzioni che il software propone. Proprio la selezione delle funzioni è uno dei parametri a cui si dovrebbe ricorrere nella scelta del programma da comprare. Prima di cimentarsi nell'acquisto, è essenziale mettere bene a fuoco il modus operandi dell'azienda, anche per capire quali necessità devono esssere soddisfatte, soprattutto sul piano della contabilità e per ciò che concerne l'amministrazione.

Qual è il programma di contabilità migliore?

Le forme di attività aziendali sono gli elementi principali a partire dai quali deve essere orientata la scelta del software contabilità, le cui funzioni devono riuscire ad andare incontro alle necessità operative dell'impresa. Alcune delle proposte che si possono trovare in commercio richiedono un investimento di carattere economico di non poco conto, ma meritano comunque di essere valutate con attenzione perché garantiscono una completa e rapida ottimizzazione dei processi. Tutto dipende, quindi, dal livello di supporto di cui si ha bisogno.

Per avere un quadro di insieme affidabile è bene procedere a un'analisi delle relazioni con l'esterno e dei processi interni: questo è il punto di partenza da cui si deve iniziare per trovare un programma adeguato. Un software per le fatture elettroniche è più che sufficiente se la sola necessità che si presenta è quella relativa all'emissione delle fatture, mentre un programma per la gestione dell'inventario può tornare utile quando c'è bisogno di monitorare gli articoli di magazzino e gli elenchi dei clienti. Non di rado, le soluzioni con poche funzioni sono disponibili perfino gratuitamente.

La scelta del pacchetto

Nella maggior parte dei casi i software gestionali sono proposti in pacchetti differenti: quello base e quello premium. Il primo è quasi sempre gratuito, mentre il secondo è a pagamento, in quanto offre un numero più elevato di funzioni. I pacchetti premium sono modulari, nel senso che possono essere composti e modificati sulla base delle specifiche necessità. Ciò permette di capire come i programmi in questione possano essere considerati soluzioni su misura, da valutare anche a seconda delle dimensioni aziendali. 

Meglio il pacchetto premium? Non è detto

Non è sempre detto che il pacchetto scalabile a pagamento sia la soluzione più appropriata, perché a volte ci possono essere funzioni di cui non si ha bisogno e per cui si paga inutilmente. Questa è la ragione per la quale - come si diceva in precedenza - prima di procedere a un acquisto occorre valutare con precisione le ragioni per cui si ha bisogno del software e quali esigenze esso dovrà andare a risolvere.