In ogni ufficio o azienda che si rispetti, la presenza di una segretaria è quantomeno indispensabile per gestire e organizzare l'agenda quotidiana. L'attività che deve svolgere è legata naturalmente agli impegni del datore di lavoro: essa infatti ha come compito quello di organizzare la giornata lavorativa del "capo".

Quali sono i compiti della segretaria

Le mansioni principali sono dunque quelle di gestire gli appuntamenti del datore di lavoro, organizzare eventuali incontri prendendo appuntamenti di persona o telefonicamente; un'altra delle attività principali di una segretaria è quella di smistare la posta e le telefonate.

In pratica è l'interfaccia sul mondo quotidiano del proprio datore di lavoro. A seconda delle esigenze del "capo", la collaboratrice dovrà anche prenotare ristoranti, oppure occuparsi di organizzare il materiale necessario per lo svolgimento del lavoro del suo capo (redazione di documenti, lettere, presentazioni...).

Per questo motivo il ruolo di cui stiamo parlando è uno dei più delicati all'interno di un ufficio.

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In alternativa per le aziende? La segreteria telefonica

Quando non si è presenti in casa o in ufficio, la segreteria telefonica è l'apparecchio ideale da acquistare per salvare le chiamate vocali ricevute in nostra assenza. Siete stufi di dover rispondere per forza, anche se siete occupati? Avete paura di allontanarvi dalla vostra postazione lavorativa (anche se per pochi minuti)? Questa guida fa davvero al caso vostro; vi darà alcune informazioni molto importanti in merito alla possibilità di far riferimento ad uno strumento utile come la segreteria telefonica.

Le segreterie telefoniche sfruttano uno strumento che si collega (con un doppio cavo) tra il vostro telefono e la corrente elettrica; da sottolineare come sia anche possibile acquistare un telefono fisso con la funzione di segreteria telefonica integrata (il costo sale ma la sua utilità pratica ne trae enormi vantaggi) come nel caso del cellulare, quando l'operatore informa sui costi di servizio.

Ottima soluzione è anche Skype, programma che prevede anche l’aggiunta di una segreteria telefonica per ricevere messaggi quando si è impegnati o non si è on line.

Costi per una segreteria

I costi infine per una segreteria per uso esterno sono legati al dispendio di energia, mentre per il telefono di casa con segreteria integrata, la sua attivazione comporta un abbonamento mensile con l’azienda telefonica e il costo della telefonata al numero predisposto all’ascolto dei messaggi.

Segreteria telefonica centralizzata

La segreteria telefonica centralizzata è costituita da apparati collegati alle centrali telefoniche; come per le segreterie domestiche, funziona nel modo seguente: dopo qualche squillo andato a vuoto la telefonata viene deviata alla segreteria telefonica che riproduce un messaggio di risposta e permette di registrarne un altro.

Il proprietario della linea verrà successivamente avvisato della presenza di messaggi da ascoltare mediante un messaggio vocale mentre si alza la cornetta, con un SMS o in alcuni casi facendo illuminare una spia luminosa su telefoni predisposti. Per accedere alla segreteria telefonica bisognerà digitare un codice d’accesso di quattro o cinque cifre, rilasciato per default dall’operatore, seguito dal proprio numero.

Un ulteriore vantaggio della segreteria telefonica centralizzata è quello di non utilizzare la linea telefonica dell’utente, intervenendo anche nei casi in cui questa sia occupata o venga a mancaremanchi l’energia elettrica.



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