Conosci esattamente quali sono Le mansioni della segretaria? Diamo uno sguardo assieme in questo nostro approfondimento. In ogni ufficio o azienda che si rispetti, la presenza di una segretaria è quantomeno indispensabile per gestire e organizzare l'agenda quotidiana.
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- Quali sono i compiti della segretaria
- In alternativa per le aziende? La segreteria telefonica
- Segreteria telefonica centralizzata
Quali sono i compiti della segretaria
Le mansioni della segretaria principali sono dunque quelle di gestire gli appuntamenti del datore di lavoro.
In pratica è l'interfaccia sul mondo quotidiano del proprio datore di lavoro. A seconda delle esigenze del "capo", la collaboratrice dovrà anche prenotare ristoranti, oppure occuparsi di organizzare il materiale necessario per lo svolgimento del lavoro del suo capo (redazione di documenti, lettere, presentazioni...).
Per questo motivo il ruolo di cui stiamo parlando è uno dei più delicati all'interno di un ufficio.
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In alternativa per le aziende? La segreteria telefonica
Quando non si è presenti in casa o in ufficio, la segreteria telefonica è l'apparecchio ideale da acquistare per salvare le chiamate vocali ricevute in nostra assenza. Siete stufi di dover rispondere per forza, anche se siete occupati? Avete paura di allontanarvi dalla vostra postazione lavorativa (anche se per pochi minuti)? Questa guida fa davvero al caso vostro; vi darà alcune informazioni molto importanti in merito alla possibilità di far riferimento ad uno strumento utile come la segreteria telefonica.
Le segreterie telefoniche sfruttano uno strumento che si collega (con un doppio cavo) tra il vostro telefono e la corrente elettrica; da sottolineare come sia anche possibile acquistare un telefono fisso con la funzione di segreteria telefonica integrata (il costo sale ma la sua utilità pratica ne trae enormi vantaggi) come nel caso del cellulare, quando l'operatore informa sui costi di servizio.
Ottima soluzione è anche Skype, programma che prevede anche l’aggiunta di una segreteria telefonica per ricevere messaggi quando si è impegnati o non si è on line. Ma una segreteria può davvero sostituire le mansioni della segretaria?
Mansioni della segretaria: costi
I costi infine perle mansioni della segretaria per uso esterno sono legati al dispendio di energia, mentre per il telefono di casa con segreteria integrata, la sua attivazione comporta un abbonamento mensile con l’azienda telefonica e il costo della telefonata al numero predisposto all’ascolto dei messaggi.
Segreteria telefonica centralizzata
Il proprietario della linea verrà successivamente avvisato della presenza di messaggi da ascoltare mediante un messaggio vocale mentre si alza la cornetta, con un SMS o in alcuni casi facendo illuminare una spia luminosa su telefoni predisposti. Per accedere alla segreteria telefonica bisognerà digitare un codice d’accesso di quattro o cinque cifre, rilasciato per default dall’operatore, seguito dal proprio numero.
Un ulteriore vantaggio della segreteria telefonica centralizzata è quello di non utilizzare la linea telefonica dell’utente, intervenendo anche nei casi in cui questa sia occupata o venga a mancare l’energia elettrica.
Speriamo di aver chiarito i vostri dubbi sulle mansioni della segretaria
Vantaggi e i limiti di una segreteria
Se in un primo momento la segreteria telefonica altro non sembra che una perdita di tempo, dopo la lettura di questo articolo le idee saranno chiaramente più definite. Occorre però conoscere tutti gli aspetti positivi che si celano dietro alla propria linea telefonica. La segreteria permette di registrare tutte le chiamate che vengono perse e, proprio per questo motivo, è possibile salvare ogni chiamata in entrata ed avere delle informazioni integrative rispetto l’orario. Un altro incredibile vantaggio di questo sistema, riguarda il fatto che è possibile registrare il nostro messaggio per un utente, anche nella misura in cui questo sia impegnato con una conversazione parallela. Questa avviene perché la segreteria telefonica si muove su un altro binario, quando abbiamo l’intenzione di registrare un vocale. Scegliere la segreteria telefonica per il proprio ambito lavorativo, sia nelle piccole che nelle medie attività, rappresenta un notevole vantaggio, specialmente con le attuali novità tecnologiche. Oggi è possibile selezionare dei sistemi innovativi che permettono di trasferire dei messaggi archiviati attraverso il pc in una forma scritta o attraverso il texting di posta elettronica o, come ultima possibilità, via fax. Tutti gli uffici vengono identificati con un particolare codice per avere una connessione con tutta l’azienda. Esistono però parallelamente anche alcune criticità: Purtroppo dato che la segreteria telefonica utilizza una sua linea personale, quando qualcuno sta rispondendo ad una chiamata in entrata e sta registrando un messaggio, la linea telefonica risulta occupata. Secondo lo stesso principio, dal momento in cui la linea risulta occupata da un altro apparecchio, la segreteria non è capace di ricevere delle chiamate in ingresso. Infine, la segreteria telefonica, altro non è che un piccolo strumento elettronico, per cui dipende dall’alimentazione elettrica è può guastarsi con una certa facilità.
