Mansioni della segretaria: conosci esattamente di cosa si occupa?

Conosci esattamente quali sono Le mansioni della segretaria? Diamo uno sguardo assieme in questo nostro approfondimento. In ogni ufficio o azienda che si rispetti, la presenza di una segretaria è quantomeno indispensabile per gestire e organizzare l'agenda quotidiana. 

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• Quali sono i compiti della segretaria
• Quali sono i compiti di cui una segretaria non si dovrebbe occupare?
• Quali sono le caratteristiche tecniche e relazionali che una segretaria dovrebbe avere?
• Offerte di lavoro
• In alternativa per le aziende? La segreteria telefonica

Quali sono i compiti della segretaria

Le mansioni della segretaria principali sono dunque quelle di gestire gli appuntamenti del datore di lavoro.

In pratica è l'interfaccia sul mondo quotidiano del proprio datore di lavoro. A seconda delle esigenze del "capo", la collaboratrice dovrà anche prenotare ristoranti, oppure occuparsi di organizzare il materiale necessario per lo svolgimento del lavoro del suo capo (redazione di documenti, lettere, presentazioni...). Per questo motivo il ruolo di cui stiamo parlando è uno dei più delicati all'interno di un ufficio.

Quali sono i compiti di cui una segretaria non si dovrebbe occupare?

I compiti di una segretaria o assistente amministrativo dovrebbero essere principalmente focalizzati sulla gestione amministrativa, organizzativa e di supporto all'interno di un ufficio o un'organizzazione. Tuttavia, ci sono alcune attività che generalmente esulano dal ruolo professionale di una segretaria e potrebbero essere considerate inappropriate o non etiche. Questi includono:

1. Compiti Personali del Datore di Lavoro: Se un datore di lavoro richiede alla segretaria di svolgere compiti strettamente personali, come gestire questioni domestiche, fare commissioni personali, o occuparsi di affari familiari, ciò potrebbe non essere appropriato, a meno che non sia specificato nel contratto di lavoro.
2. Attività Fisiche Pesanti o Pericolose: Se il lavoro richiede attività fisicamente esigenti o potenzialmente pericolose che non sono state concordate o che non rientrano nelle aspettative di un ruolo amministrativo, ciò potrebbe essere considerato inappropriato.
3. Attività al di Fuori delle Competenze Professionali: Chiedere alla segretaria di svolgere compiti che richiedono competenze specialistiche per le quali non è stata formata, come lavori tecnici avanzati, consulenza legale, o attività finanziarie complesse, può essere inappropriato e potenzialmente dannoso.
4. Attività Contrarie all'Etica o alla Legge: Qualsiasi attività che sia eticamente discutibile o illegale, come manipolare documenti, partecipare a frodi o attività illecite, dovrebbe essere categoricamente rifiutata.
5. Sovraccarico di Lavoro Ingiusto: Se la quantità di lavoro assegnata è eccessiva e costantemente supera ciò che è ragionevolmente attuabile entro l'orario di lavoro standard, ciò potrebbe giustificare un reclamo.

In caso di richieste inappropriate o di compiti che si ritengono al di fuori delle proprie responsabilità professionali, è importante affrontare la situazione in modo professionale. Può essere utile discutere direttamente con il datore di lavoro per chiarire le aspettative del ruolo e, se necessario, ricercare consigli legali o l'assistenza del rappresentante sindacale o delle risorse umane dell'azienda.

Quali sono le caratteristiche tecniche e relazionali che una segretaria dovrebbe avere?

Il ruolo della segretaria è fondamentale per il buon funzionamento di un'azienda, sia nelle piccole realtà che in grandi organizzazioni. La segretaria non è solo una figura amministrativa, ma anche un punto di riferimento per i colleghi e per chi interagisce con l’azienda dall’esterno. Le caratteristiche richieste, quindi, devono essere sia tecniche che relazionali, per garantire un'efficienza operativa e una buona gestione dei rapporti interpersonali. Di seguito un’analisi dettagliata delle principali competenze.

Competenze tecniche

1. Conoscenza degli strumenti informatici: Una segretaria deve essere in grado di utilizzare i principali software di gestione, elaborazione testi, fogli di calcolo (come Microsoft Word, Excel) e piattaforme di posta elettronica. A seconda del contesto lavorativo, potrebbe essere necessario anche l'uso di gestionali aziendali o software di contabilità e fatturazione elettronica.

2. Gestione dell’agenda e del tempo: Una segretaria deve essere abile nell'organizzare il calendario di incontri, appuntamenti e riunioni, spesso per più persone. Deve saper gestire le priorità e adattarsi rapidamente a cambiamenti di programma.

3. Archivio documentale: La gestione dell'archivio è una competenza essenziale. Che si tratti di documenti cartacei o digitali, deve saper organizzare e catalogare le informazioni in modo efficiente per facilitarne il reperimento. L'accuratezza nella gestione dei dati è cruciale, soprattutto quando si tratta di documenti legali o finanziari.

4. Contabilità di base: In molte aziende, alla segretaria è richiesto di gestire alcune attività contabili, come il controllo delle fatture, la gestione delle spese aziendali e, talvolta, la preparazione di documenti fiscali.

5. Competenze linguistiche: Se l'azienda ha rapporti con l’estero, la conoscenza di una o più lingue straniere, in particolare l’inglese, è essenziale. La segretaria potrebbe dover tradurre documenti, rispondere a e-mail o partecipare a riunioni con partner internazionali.

Competenze relazionali

1. Comunicazione efficace: Una segretaria deve essere in grado di comunicare chiaramente e con professionalità, sia verbalmente che per iscritto. La capacità di gestire le comunicazioni interne ed esterne, rispondendo con cortesia e precisione, è fondamentale per garantire una buona immagine aziendale.

2. Problem solving: In un ambiente lavorativo dinamico, la segretaria è spesso la persona a cui si rivolgono per risolvere problemi immediati. Che si tratti di risolvere un conflitto di orario, gestire un’emergenza o rispondere a una richiesta urgente, deve saper gestire situazioni impreviste con calma e rapidità.

3. Capacità organizzativa: Oltre alla gestione del proprio lavoro, una segretaria deve spesso coordinare quello di altri, organizzare eventi aziendali o supportare le attività di diverse funzioni. La capacità di pianificazione e l’organizzazione sono quindi essenziali.

4. Empatia e cortesia: La segretaria rappresenta spesso il primo contatto per chi entra in azienda, sia fisicamente che telefonicamente. È importante che sappia accogliere con gentilezza clienti, fornitori e collaboratori, dimostrando empatia e disponibilità nell'ascolto.

5. Discrezione e riservatezza: Spesso, la segretaria ha accesso a informazioni riservate, sia relative all'azienda che al personale. La capacità di mantenere la riservatezza è quindi cruciale, poiché la fiducia riposta in questa figura è determinante.

6. Flessibilità: Le esigenze aziendali possono cambiare rapidamente, e la segretaria deve essere in grado di adattarsi, assumendo di volta in volta nuovi compiti e responsabilità. Questo richiede una notevole capacità di gestione dello stress e una predisposizione al multitasking.

7. Capacità di lavorare in team: Anche se la segretaria può svolgere molti compiti in autonomia, è essenziale che sappia collaborare con il resto del personale. Deve essere in grado di supportare le diverse funzioni aziendali, dimostrando spirito di collaborazione e capacità di mediazione.

8. Leadership: In alcune situazioni, una segretaria può assumere un ruolo di coordinamento tra i diversi settori aziendali. Deve quindi possedere una leadership relazionale, basata sulla capacità di influenzare positivamente e guidare i collaboratori verso l'obiettivo comune.

Altre caratteristiche personali

1. Precisione e attenzione ai dettagli: La segretaria gestisce spesso documenti e informazioni importanti. Un errore potrebbe avere conseguenze significative, quindi è fondamentale che sia precisa e attenta ai dettagli in ogni attività che svolge.

2. Autonomia: Nonostante lavori in stretta collaborazione con altre figure, una buona segretaria deve essere in grado di svolgere i propri compiti in autonomia, risolvendo problemi senza la necessità di continue indicazioni.

3. Pazienza: La capacità di gestire situazioni potenzialmente stressanti o persone difficili richiede una buona dose di pazienza e diplomazia.

4. Capacità di negoziazione: In contesti più complessi, la segretaria potrebbe essere coinvolta nella gestione di fornitori o nella risoluzione di dispute tra colleghi. Saper negoziare e trovare compromessi è un’abilità utile in queste circostanze.

Offerte di lavoro

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In alternativa per le aziende? La segreteria telefonica

Quando non si è presenti in casa o in ufficio, la segreteria telefonica è l'apparecchio ideale da acquistare per salvare le chiamate vocali ricevute in nostra assenza. Siete stufi di dover rispondere per forza, anche se siete occupati? Avete paura di allontanarvi dalla vostra postazione lavorativa (anche se per pochi minuti)? Questa guida fa davvero al caso vostro; vi darà alcune informazioni molto importanti in merito alla possibilità di far riferimento ad uno strumento utile come la segreteria telefonica.

Le segreterie telefoniche sfruttano uno strumento che si collega (con un doppio cavo) tra il vostro telefono e la corrente elettrica; da sottolineare come sia anche possibile acquistare un telefono fisso con la funzione di segreteria telefonica integrata (il costo sale ma la sua utilità pratica ne trae enormi vantaggi) come nel caso del cellulare, quando l'operatore informa sui costi di servizio.

Ottima soluzione è anche Skype, programma che prevede anche l’aggiunta di una segreteria telefonica per ricevere messaggi quando si è impegnati o non si è on line. Ma una segreteria può davvero sostituire le mansioni della segretaria?

Segreteria telefonica centralizzata

Il proprietario della linea verrà successivamente avvisato della presenza di messaggi da ascoltare mediante un messaggio vocale mentre si alza la cornetta, con un SMS o in alcuni casi facendo illuminare una spia luminosa su telefoni predisposti. Per accedere alla segreteria telefonica bisognerà digitare un codice d’accesso di quattro o cinque cifre, rilasciato per default dall’operatore, seguito dal proprio numero.

Un ulteriore vantaggio della segreteria telefonica centralizzata è quello di non utilizzare la linea telefonica dell’utente, intervenendo anche nei casi in cui questa sia occupata o venga a mancare l’energia elettrica.

Vantaggi e i limiti di una segreteria

Se in un primo momento la segreteria telefonica altro non sembra che una perdita di tempo, dopo la lettura di questo articolo le idee saranno chiaramente più definite. Occorre però conoscere tutti gli aspetti positivi che si celano dietro alla propria linea telefonica. La segreteria permette di registrare tutte le chiamate che vengono perse e, proprio per questo motivo, è possibile salvare ogni chiamata in entrata ed avere delle informazioni integrative rispetto l’orario. Un altro incredibile vantaggio di questo sistema, riguarda il fatto che è possibile registrare il nostro messaggio per un utente, anche nella misura in cui questo sia impegnato con una conversazione parallela. Questa avviene perché la segreteria telefonica si muove su un altro binario, quando abbiamo l’intenzione di registrare un vocale. Scegliere la segreteria telefonica per il proprio ambito lavorativo, sia nelle piccole che nelle medie attività, rappresenta un notevole vantaggio, specialmente con le attuali novità tecnologiche. Oggi è possibile selezionare dei sistemi innovativi che permettono di trasferire dei messaggi archiviati attraverso il pc in una forma scritta o attraverso il texting di posta elettronica o, come ultima possibilità, via fax. Tutti gli uffici vengono identificati con un particolare codice per avere una connessione con tutta l’azienda.

Esistono però parallelamente anche alcune criticità: Purtroppo dato che la segreteria telefonica utilizza una sua linea personale, quando qualcuno sta rispondendo ad una chiamata in entrata e sta registrando un messaggio, la linea telefonica risulta occupata. Secondo lo stesso principio, dal momento in cui la linea risulta occupata da un altro apparecchio, la segreteria non è capace di ricevere delle chiamate in ingresso. Infine, la segreteria telefonica, altro non è che un piccolo strumento elettronico, per cui dipende dall’alimentazione elettrica è può guastarsi con una certa facilità.

I costi

I costi per uso esterno sono legati al dispendio di energia, mentre per il telefono di casa con segreteria integrata, la sua attivazione comporta un abbonamento mensile con l’azienda telefonica e il costo della telefonata al numero predisposto all’ascolto dei messaggi.