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L’organizzazione di un evento aziendale è tra le attività più impegnative, su cui si creano le maggiori aspettative per coinvolgere partner commerciali, attirare nuovi clienti e valorizzare la forza lavoro.

Si tratta di un evento aggregativo che in genere viene organizzato una volta all’anno, dove oltre a fare un bilancio dell’attività dell’azienda, si cerca di fare team building, approcciando valori e idee del contesto aziendale. Ne consegue una maggiore fidelizzazione di tutti i soggetti coinvolti: dal dipendente al socio fino al potenziale cliente.

Un evento aziendale è tra le maggiori occasioni in cui un contesto societario può davvero tirare le somme della propria brand identity, valutandone a posteriore gli aspetti positivi, attività su cui impattare al meglio e feedback generale dei partecipanti. Pertanto è molto importante saper organizzare un evento aziendale non trascurando nessun dettaglio, perché ogni errore potrebbe costare caro in termini di reputazione. In base alle risorse di ogni contesto aziendale è consigliabile rivolgersi a un organizzatore di eventi, che per l’occasione lavorerà su ogni singolo aspetto, monitorando ogni fase e selezionando i gadget aziendali da offrire in omaggio ai suoi invitati.

Decidere natura e scopo dell’evento

Prima di organizzare un evento aziendale bisogna definire il tipo di intrattenimento che si desidera offrire, in base ai contenuti dello stesso; che si tratti di un meeting, una conferenza o un workshop è importante pianificare una strategia specifica in grado di raggiungere i risultati in focus.

A chi è rivolto l’evento?

il secondo step per procedere a una perfetta pianificazione di un evento aziendale è definire il pubblico, il target di riferimento da coinvolgere o su cui puntare. In sostanza, vuol dire ragionare sulle persone con cui interfacciarsi, superando così il principio generico dei potenziali clienti.

Sempre più spesso e, nel caso di eventi che coinvolgono la vision dell’azienda, è opportuno prendere in considerazione di invitare soggetti rilevanti, come gli stakeholder o i giornalisti, qualora all’interno dell’evento aziendale vi siano i presupposti per produrre e diffondere notizie di pubblica utilità.

Location e servizi: un pass per il successo

L’organizzazione di un evento aziendale entra nel vivo quando si deve scegliere la location che dovrà ospitare e, perché no, stupire i suoi ospiti. La struttura che sarà scelta per una convention, ad esempio, sarà per una sera l’abito che vestirà l’azienda, annesso a tutti i servizi che faranno da cornice. Nella fattispecie si parla dei servizi di accoglienza, del catering per pranzo e coffee break, fino ai momenti di svago e intrattenimento, che contribuiscono e non poco a influenzare l’immagine dell’azienda.

Scegliere una location non è complicato da un punto di vista logistico, poiché esistono strutture, show room o locali adatti agli eventi aziendali di modeste o grandi dimensioni. Ogni struttura ha le proprie peculiarità, per soddisfare le richieste e le esigenze di chi organizza l’evento.

Promozione dell’evento aziendale: come gestire gli inviti

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Una volta individuata la location è tempo di inviti. L’azienda dovrà stilare un elenco di partecipanti non eccedenti la capienza del locale scelto, ma che tenga anche conto di eventuali defezioni o imprevisti che potrebbero ridurre drasticamente la numerica e la buona riuscita dell’evento stesso.

Il punto da cui partire è il database di contatti dell’azienda proponente, in particolar modo dal CRM, in cui figurano i dati dei clienti acquisiti oltre che dei prospect.

Nonostante l’avvento del digitale stia decisamente prendendo il sopravvento su molte attività di business, per quanto riguarda l’invito a un evento è tuttora in auge l’invio dell’invito cartaceo. Ciò mira a conferire un carattere di esclusività all’iniziativa aziendale, poiché ogni invito sarà realizzato con una grafica curata in ogni dettaglio. La personalizzazione, poi, è un ulteriore valore aggiunto, atto a manifestare la vicinanza dell’azienda al cliente.

Dulcis in fundo: il gadget aziendale

Che sia un ricordo della serata o un elemento decorativo dell’evento, il gadget aziendale mira a colpire in qualche modo l’attenzione dell’invitato e a circolare durante tutta la serata. Il gadget può essere consegnato come omaggio a fine serata e rientrare in un’ampia gamma di prodotti come power bank, taccuini, penne, mouse o essere parte dell’allestimento dell’evento; in tal caso si parla di bicchieri, posate, tovaglioli brandizzati con il logo aziendale.

Come organizzare la perfetta festa di Natale in ufficio

organizzazione di un evento aziendale

Iniziate a l'organizzare di un evento aziendale di Natale in ufficio! Ecco alcuni consigli utili per farla andare senza intoppi. La prima cosa da fare è decidere il tema della serata: dovrete scegliere se organizzare una festa tradizionale con tanto di albero, oppure optare per qualcosa di più originale? Un altro punto fondamentale da considerare è lo spazio a disposizione: dove potete organizzare l'evento? Se avete un grande salone, benissimo! In caso contrario, pensate a prenotare una sala per ricevimenti in un hotel o a noleggiare un tendone.

Successivamente, dovete stabilire un budget e iniziare a prenotare tutto, dal cibo e le bevande alla musica e all'intrattenimento. Assicuratevi di avere tutto il tempo necessario per farlo: l'ultima cosa che volete è essere precipitosi e accontentarvi delle rimanenze dell'ultimo minuto! Una volta sistemata tutta la logistica, è il momento di iniziare a pensare agli inviti. Come li distribuirete?

Intanto iniziare con il mettere insieme la lista degli invitati. Questo è il momento in cui le cose possono diventare difficili, in quanto ci si deve assicurare di non lasciare fuori nessuno . Una volta completata la lista, si può progettare l'invio. Anche in questo caso, ci sono molti modi diversi per farlo: si può scegliere qualcosa di tradizionale o di più creativo.

Quando arriva il momento di pensare alle decorazioni, a seconda dei vostri gusti potete scegliere un look più minimalista e addobbare la sale con rami di agrifoglio, oppure optare per un look più scintillante e fare il carico di luci, palline e fiocchi senza dimenticare l'importantissimo albero di Natale!

Ora che tutto è pronto, è il momento di sedersi e godersi la festa! Controllate di avere cibo e bevande in abbondanza per gli ospiti che godranno dell'organizzazione di un evento aziendale di Natale e non dimenticate di scattare qualche foto per ricordare la serata negli anni a venire!

Autore: Enrico Mainero LinkedIn

Immagine di Enrico Mainero

Dal 2011 Direttore Responsabile e Amministratore unico di ElaMedia Group SRLS. Mi dedico prevalentemente all'analisi dei siti web e alla loro ottimizzazione SEO, con particolare attenzione allo studio della semantica e al loro posizionamento organico sui motori di ricerca. Sono il principale curatore dei contenuti di questo Blog (assieme alla Redazione di ElaMedia).