L’organizzazione di un evento aziendale è tra le attività più impegnative, su cui si creano le maggiori aspettative per coinvolgere partner commerciali, attirare nuovi clienti e valorizzare la forza lavoro.

Si tratta di un evento aggregativo che in genere viene organizzato una volta all’anno, dove oltre a fare un bilancio dell’attività dell’azienda, si cerca di fare team building, approcciando valori e idee del contesto aziendale. Ne consegue una maggiore fidelizzazione di tutti i soggetti coinvolti: dal dipendente al socio fino al potenziale cliente.

Un evento aziendale è tra le maggiori occasioni in cui un contesto societario può davvero tirare le somme della propria brand identity, valutandone a posteriore gli aspetti positivi, attività su cui impattare al meglio e feedback generale dei partecipanti. Pertanto è molto importante saper organizzare un evento aziendale non trascurando nessun dettaglio, perché ogni errore potrebbe costare caro in termini di reputazione. In base alle risorse di ogni contesto aziendale è consigliabile rivolgersi a un organizzatore di eventi, che per l’occasione lavorerà su ogni singolo aspetto, monitorando ogni fase e selezionando i gadget aziendali da offrire in omaggio ai suoi invitati.

Decidere natura e scopo dell’evento

Prima di organizzare un evento aziendale bisogna definire il tipo di intrattenimento che si desidera offrire, in base ai contenuti dello stesso; che si tratti di un meeting, una conferenza o un workshop è importante pianificare una strategia specifica in grado di raggiungere i risultati in focus.

Definire, poi, lo scopo di un evento vuol dire ragionare sulle motivazioni che hanno spinto un’azienda a prendere in esame l’idea di investire nell’organizzazione di un incontro su grande scala, in cui convogliare l’attenzione di un ampio parterre di persone.

Che sia una sessione formativa o un party a tutti gli effetti, l’organizzazione è fondamentale come il messaggio o l’obiettivo che l’evento stesso si prefigge. I casi più comuni per cui si pianifica un evento aziendale sono aumentare la visibilità del proprio marchio, promuovere un nuovo prodotto o una linea, inaugurare una sede aziendale, far conoscere un’iniziativa a carattere benefico-sociale o veicolare e diffondere nuove strategie di operatività.

A chi è rivolto l’evento?

il secondo step per procedere a una perfetta pianificazione di un evento aziendale è definire il pubblico, il target di riferimento da coinvolgere o su cui puntare. In sostanza, vuol dire ragionare sulle persone con cui interfacciarsi, superando così il principio generico dei potenziali clienti.

Sempre più spesso e, nel caso di eventi che coinvolgono la vision dell’azienda, è opportuno prendere in considerazione di invitare soggetti rilevanti, come gli stakeholder o i giornalisti, qualora all’interno dell’evento aziendale vi siano i presupposti per produrre e diffondere notizie di pubblica utilità.

Location e servizi: un pass per il successo

L’organizzazione di un evento aziendale entra nel vivo quando si deve scegliere la location che dovrà ospitare e, perché no, stupire i suoi ospiti. La struttura che sarà scelta per una convention, ad esempio, sarà per una sera l’abito che vestirà l’azienda, annesso a tutti i servizi che faranno da cornice. Nella fattispecie si parla dei servizi di accoglienza, del catering per pranzo e coffee break, fino ai momenti di svago e intrattenimento, che contribuiscono e non poco a influenzare l’immagine dell’azienda.

Scegliere una location non è complicato da un punto di vista logistico, poiché esistono strutture, show room o locali adatti agli eventi aziendali di modeste o grandi dimensioni. Ogni struttura ha le proprie peculiarità, per soddisfare le richieste e le esigenze di chi organizza l’evento.

Promozione dell’evento aziendale: come gestire gli inviti

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Una volta individuata la location è tempo di inviti. L’azienda dovrà stilare un elenco di partecipanti non eccedenti la capienza del locale scelto, ma che tenga anche conto di eventuali defezioni o imprevisti che potrebbero ridurre drasticamente la numerica e la buona riuscita dell’evento stesso.

Il punto da cui partire è il database di contatti dell’azienda proponente, in particolar modo dal CRM, in cui figurano i dati dei clienti acquisiti oltre che dei prospect.

Nonostante l’avvento del digitale stia decisamente prendendo il sopravvento su molte attività di business, per quanto riguarda l’invito a un evento è tuttora in auge l’invio dell’invito cartaceo. Ciò mira a conferire un carattere di esclusività all’iniziativa aziendale, poiché ogni invito sarà realizzato con una grafica curata in ogni dettaglio. La personalizzazione, poi, è un ulteriore valore aggiunto, atto a manifestare la vicinanza dell’azienda al cliente.

Dulcis in fundo: il gadget aziendale

Che sia un ricordo della serata o un elemento decorativo dell’evento, il gadget aziendale mira a colpire in qualche modo l’attenzione dell’invitato e a circolare durante tutta la serata. Il gadget può essere consegnato come omaggio a fine serata e rientrare in un’ampia gamma di prodotti come power bank, taccuini, penne, mouse o essere parte dell’allestimento dell’evento; in tal caso si parla di bicchieri, posate, tovaglioli brandizzati con il logo aziendale.

L'articolo è stato scritto dalla Redazione di ElaMedia Group

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