Organigramma aziendale: creare e leggere una struttura organizzativa

Due o più persone che collaborino insieme per raggiungere un obiettivo necessitano di un’organizzazione aziendale per coordinarsi. Il termine organizzazione indica il set di strumenti che influenza ed indirizza i comportamenti affinché le persone raggiungano gli obiettivi prefissati.

Il contesto organizzativo è composto da 2 elementi:

• la struttura organizzativa
• la gestione del personale.

La struttura organizzativa definisce i criteri di suddivisione del lavoro e le linee gerarchiche di autorità che collegano le diverse posizioni all’interno dell’azienda. La rappresentazione grafica è l’organigramma.

Come è strutturato l'organigramma aziendale?

L'organigramma è composto da una serie di simboli ciascuno dei quali ha un significato specifico:

• le caselle rettangolari rappresentano le posizioni; i ruoli;
• le linee possono essere continue o tratteggiate. Le linee continue sono solo verticali e orizzontali e rappresentano le linee d’autorità tra le diverse posizioni. Le linee tratteggiate indicano un legame funzionale tra 2 posizioni dove non c’è autorità gerarchica, ma indicano il contributo di un soggetto ad un altro.
• ellissi che rappresentano degli organi temporanei (es. comitati) che lavorano in modo discontinuo all’interno dell’azienda.

I livelli dell'organigramma

Si formano così diversi livelli, il livello più alto è il livello 0 ed è l’organo strategico. Le posizioni di staff si presentano in posizione perpendicolare alle linee verticali che suddividono i vari livelli ed offrono un contributo sotto il profilo organizzativo, un supporto (es. ufficio legale, sistemi informativi). Mentre chi occupa le posizioni di line entra direttamente nel processo produttivo e fornisce un contributo diretto (es.il direttore del personale ed il direttore commerciale).

Organizzazione del lavoro e teorie

Le meccaniche che determinano le decisioni prese dai manager aziendali sono sempre più regolate da studi tendenti a standardizzarne i meccanismi alla base del lavoro; tra questi spiccano le cosiddette teorie classiche. Questi modelli hanno come obiettivo quello di fornire agli amministratori strumenti in grado di massimizzare l’efficacia delle operazioni intraprese, ponendo queste come elemento principale di interesse.

Il punto di vista delle teorie classiche

Come anticipato, le teorie classiche (o oggettive) analizzano l’organizzazione del lavoro, facendo sì che vengano adottati dei modelli adattabili alle molteplici realtà d’impresa; l’organizzazione risulta pertanto essere tanto più efficiente quanto utilizza regole.

Per standardizzazione s’intende scomporre il processo produttivo e cercare di capire quali siano le situazioni ed i problemi che si possono verificare e, rispetto a questi, prevedere già le reazioni cercando di trovare le giuste combinazioni tra problemi e soluzioni/regole, creando per conseguenza una routine organizzativa.

Il vantaggio delle teorie classiche sta nel fatto che tali soluzioni sono automatizzate e quindi possono essere minori le capacità, le competenze, il pensiero ed il know-how dei di chi svolge il lavoro in azienda, mentre è importante soltanto che la regola funzioni, sia valida. Secondo le teorie classiche, in pratica, tutto può essere ex ante organizzato.

I punti cardine delle teorie classiche

La formalizzazione delle teorie classiche (oggettive) prevede che siano presenti (e rispettati) i seguenti presupposti:
- la presenza di un’autorità che “imponga” lo schema standardizzato;
- la sospensione di giudizio (l’obbedienza) da parte di chi compie il lavoro;

Vi sono due figure importanti nelle teorie classiche: Taylor, che scomponeva l’organizzazione in tempi e metodi, e Weber che decodifica il modello chiamato burocrazia come la forma più tipica del potere razional-legale.

Le debolezze di questo approccio

Come per tutti i modelli di gestione, anche le teorie classiche evidenziano alcuni punti negativi, che si possono riassumere ne:

- la necessità di modificare spesso le regole o di inventarsene di nuove.;
- il decentramento dell’organizzazione, poiché chi inventa le regole può anche occupare il posto di colui che deve solo applicarle; non si considera infatti che il sistema organizzativo del lavoro è soggetto ad un continuo cambiamento.

Organigramma aziendale, come gestire le risorse umane

L’organigramma aziendale presuppone la gestione ottimale delle risorse umane all’interno di un’azienda. La figura o il comparto che si occupano di risorse umane è strategico per il buon funzionamento di un’impresa, occupandosi della gestione e del coordinamento delle attività da svolgere e delle risorse, appunto. Ma che significa, esattamente, gestire le risorse umane e chi si occupa di questo compito spesso davvero difficile? La gestione del personale all’interno di un’azienda consiste in una serie di mansioni, tutte finalizzate in generale:

 alla programmazione delle risorse umane da assumere, anche da un punto di vista quantitativo oltre che qualitativo;

• alla definizione delle competenze di cui l’azienda ha bisogno;
• all’individuazione del profilo o dei profili che servono all’azienda;
• alla ricerca e alla selezione delle risorse da assumere;
• all’elaborazione di piani di inserimento delle risorse.

In generale, chi si occupa di risorse umane oggi cerca specialmente giovani o professionisti in grado di assolvere alle necessità aziendali e che, quindi, creino valore aggiunto all’impresa. Tenendo conto che il lavoro è in continua evoluzione, la persona o le persone che si occupano di risorse umane sono davvero fondamentali all’interno di un’azienda. Questo settore, in ogni caso, può essere affidato all’esterno - magari a una società o un consulente specializzato nel campo della gestione del personale - oppure a figure chiave interne all’organigramma aziendale. Se un tempo questa figura non era così necessaria per le azienda, oggi, al contrario, la gestione perfetta dei dipendenti e del personale fa la differenza tra un’azienda e un’altra. Dunque, a proposito di organigramma aziendale, la direzione del personale e lo staff impiegato per tale compito hanno assunto un’importanza strategica sia nelle realtà aziendali più grandi che in quelle medio-piccole.

Tuttavia, è bene comprendere che questo ruolo non può essere svolto da chiunque, al contrario occorre una figura specializzata nel management del personale, che sia in grado di cogliere le necessità aziendali in termini di personale, progettare organigramma innovativi anche attraverso una formazione continua del personale e, ovviamente, ascoltare le esigenza delle risorse interne. Questo vuol dire anche che un esperto in Gestione delle Risorse Umane dovrà avere anche un’ottima consapevolezza e conoscenza di come funziona e di quali meccanismi sono alla base di un’organizzazione aziendale. In sintesi, quindi, un esperto di risorse umane deve occuparsi:

• della selezione delle risorse umane necessarie;
• della loro formazione;
• Dell’elaborazione di programmi
• della definizione di costi di gestione;
• del monitoraggio del lavoro.